Cómo lograr deducir realmente el 100% de la nómina

Procesar la nómina de forma correcta no solo te garantiza el cumplimiento legal, sino que te permite aprovechar los beneficios fiscales, como la deducibilidad completa.

Aun así, diversas empresas tienen que enfrentar desafíos al cumplir con las obligaciones ya establecidas, por eso es importante conocer qué elementos son deducibles en la nómina, qué obligaciones fiscales se deben cumplir como patrón y cómo puedes optimizar el proceso de gestión para evitar tener problemas con las autoridades.

¿Qué es deducible en la nómina de tu empresa?

La deducibilidad de la nómina depende totalmente de que esta cumpla con las cláusulas establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Los siguientes son los elementos clave que son deducibles:

• Salarios: los pagos de salarios, si se documentan a través de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) timbrados, son completamente deducibles.
• Prestaciones laborales: nos referimos al aguinaldo, la prima vacacional, la prima dominical, horas extra y otras prestaciones previstas en la Ley Federal del Trabajo, que son deducibles si están correctamente registradas en la nómina.
• Cuotas patronales al IMSS y otras instituciones: las aportaciones obligatorias al IMSS, INFONAVIT y al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR) son también deducibles.
• Incentivos y bonos: los bonos de desempeño, gratificaciones y las comisiones se pueden deducir, siempre y cuando se encuentren correctamente documentados en los recibos de la nómina.

¿Qué no es deducible?

Hay diversos elementos de la nómina que son deducibles, pero existen conceptos que no cumplen con los requisitos fiscales, que son los siguientes:

• Pagos en efectivo no registrados: el SAT no permite deducir pagos llevados a cabo en efectivo, que no se encuentren respaldados con CFDI.
• Pagos fuera de la normativa: cualquier pago que no se encuentre alineado con las disposiciones legales, como, por ejemplo, prestaciones no registradas dentro del contrato, no es deducible.
• Apoyos sin comprobación: ventajas tales como los vales de despensa o gastos médicos no podrán ser deducibles si no cuentan con la documentación correcta.

Obligaciones que tienes como patrón al procesar la nómina

Cumplir con las obligaciones cuando eres patrón no solo te asegura la deducibilidad, sino que te evita, de la misma forma, sanciones y mejora la relación con tus colaboradores.

Las siguientes son las principales responsabilidades:

•  Cumplir con los requisitos del CFDI

Todos y cada uno de los recibos de nómina se tienen que generar y timbrar a través de CFDI, agregando información como percepciones, retenciones y deducciones.

• Estar al corriente en el pago de impuestos

Como patrón, debes retener y declarar las contribuciones que corresponden al Impuesto Sobre la Renta (ISR) de los colaboradores.

• Aportaciones obligatorias

Llevar a cabo las contribuciones patronales a instituciones como el INFONAVIT, IMSS y el SAR, en tiempo y forma, es esencial para evitar problemas fiscales y legales.

• Registro y actualización de los datos laborales

Conservar actualizada la información de los colaboradores es un punto clave, ya que cualquier error o discrepancia puede derivar en errores que afecten a la deducibilidad.

·         Cumplir con la Ley Federal del Trabajo

Aparte de las obligaciones fiscales, es muy importante que los patrones cumplan con lo estipulado en la ley respecto a horarios, pagos de horas extra y las prestaciones.

¿Qué consecuencias hay por no cumplir con las obligaciones fiscales y laborales?

El incumplimiento de las obligaciones que se relacionan con la nómina pueden tener consecuencias graves para tu empresa, entre las que podemos mencionar:

• Multas y sanciones por parte del SAT y otras instituciones gubernamentales.
• Pérdida de beneficios fiscales, añadiendo la deducibilidad de la nómina.
• Conflictos laborales que pueden provocar problemas legales con los colaboradores.
• Deterioro de la reputación empresarial, lo que afecta a la atracción de talento y a la relación con tus clientes.

Grupo IPS: tu aliado estratégico para la gestión de nómina

El cumplir con todas las obligaciones fiscales y laborales puede ser bastante complejo, pero no debe ser un problema para que tu empresa alcance el éxito y sus objetivos empresariales.

Contamos con más de 20 años de experiencia, ofreciendo soluciones especializadas en la gestión de nómina y de recursos humanos, asegurándote el cumplimiento con las normativas vigentes, además de la deducibilidad del 100% de tu nómina.

Nuestro enfoque combina tecnología, experiencia y un profundo conocimiento del marco legal, permitiéndote concentrarte en lo que realmente es importante: el crecimiento de tu negocio y que alcances tus objetivos empresariales.

Como puedes notar, procesar la nómina de forma eficaz y deducible no solo es posible, sino esencial para garantizar el éxito financiero y operativo de tu empresa. Cumplir con las obligaciones fiscales, implementar buenas técnicas y tener el apoyo de profesionales como IPS, es un paso esencial para lograrlo.